Wie man effektive Meetings durchführt

Es wird oft darüber gesprochen, ob Meetings sich lohnen und ob sie komplett abgeschafft werden sollten, weil sie Zeitverschwendung sind. Persönlich finde ich diese Ansicht etwas extrem, aber ich verstehe, dass sie darauf reagiert, dass in vielen Fällen die Art und Weise, wie wir Meetings durchführen, tatsächlich eine Verschwendung von Zeit und Geld sowie eine Quelle von Frustration und Demotivation ist. Im Laufe meiner Karriere habe ich mit ziemlich vielen Unternehmen gearbeitet, und in allen habe ich an unproduktiven Meetings teilgenommen, und das scheint eine Konstante zu sein, egal mit wem man spricht. Es ist schwer, jemanden zu finden, der sich nicht beschwert, wenn man ihn fragt, wie Meetings in seinem Unternehmen ablaufen.

Es gibt jedoch Momente, in denen Meetings wirklich wertvoll sind und einen Unterschied machen können. Es gibt Meetings, die über die Zeit Bestand haben und als Referenz für zukünftige Meetings dienen. Zu meinen Lieblings-Meetings gehören Brainstorming-Meetings, und insbesondere solche, in denen wir an der Definition des MVP für ein neues Produkt gearbeitet haben, oder in denen wir eine technische Lösung für ein komplexes Problem entworfen haben. In diesen Meetings waren alle Teilnehmer sehr engagiert und man konnte die Harmonie zwischen uns spüren. Ich erinnere mich, mit zusätzlicher Motivation herausgegangen zu sein und einem großen Wunsch, an den vereinbarten Maßnahmen zu arbeiten.

Ich denke, dass heutzutage die Organisation von Meetings mehr Kunst als Wissenschaft ist, jedoch gibt es eine Vielzahl von Werkzeugen und Maßnahmen, die effektive Meetings ermöglichen, und das Beste daran ist, dass es keine Raketenwissenschaft ist, sondern viele davon ziemlich einfach sind. Das Erste ist, sich bewusst zu sein, dass gute Meetings 3 Teile haben: Vorbereitung, Meeting und Nach dem Meeting. Manchmal konzentrieren wir uns nur auf das Meeting, aber ohne angemessene Vorbereitung finden wir uns verloren wieder oder müssen die Zeit nutzen, um die Tagesordnung vorzubereiten. Andere Male verlassen wir das Meeting und vergessen, was wir vereinbart haben, oder verfolgen es nicht ordnungsgemäß nach. Mit all dem im Hinterkopf sind hier einige der Maßnahmen, die ich für jede der Phasen als am relevantesten erachte. Wie viele dieser Maßnahmen wenden Sie in Ihrem Unternehmen an?

Vorbereitung

• Den Zweck des Meetings und dessen Notwendigkeit definieren - ist es ein klarer Zweck und kann er ohne Meeting behandelt werden, z.B. per E-Mail-Thread? Meetings sind von Natur aus die teuersten Veranstaltungen im Unternehmen, auch wenn wir die Kosten nicht sehen, sie sind da.

• Eine realistische, spezifische und relevante Tagesordnung definieren, das ist der Plan für das Meeting und er ist grundlegend. Teilen Sie sie allen Teilnehmern einige Tage im Voraus mit, damit sie Zeit haben, sich vorzubereiten und darüber nachzudenken.

• Die Teilnehmer definieren. Dabei zwei Fragen beantworten: Sind alle Personen dabei, die wir brauchen, und brauchen wir alle Personen, die dabei sind? Es gibt nichts Schlimmeres, als in einem Meeting zu sitzen und nichts entscheiden zu können, weil der Verantwortliche fehlt.

• Vereinbaren, wer der Moderator des Meetings ist. Die Person, die dafür verantwortlich ist, dass das Meeting stattfindet und den Raum schafft, damit das Ziel erreicht wird.

• Einen geeigneten Zeitslot finden, der es ermöglicht, die gesamte Tagesordnung abzudecken, die nötige geistige Frische berücksichtigt und versucht, die Auswirkungen auf den Arbeitstag der Teilnehmer zu minimieren. Zum Beispiel: Für Briefings ziehe ich es vor, sie nachmittags abzuhalten, weil sie weniger geistige Frische erfordern. Für Meetings, die Nachdenken erfordern, ist der Morgen in der Regel frischer. Vermeiden Sie es, sie mitten am Vormittag abzuhalten, um ihn nicht zu unterbrechen.

• Eine Dauer von 50-55 Minuten festlegen, um Personen, die ein weiteres Meeting haben, Zeit zu geben, pünktlich zu sein.

Während des Meetings

• Pünktlich beginnen und enden. Abgesehen von den offensichtlichen Vorteilen macht das Wissen, dass pünktlich Schluss ist, alle bewusster im Umgang mit der Zeit und entmutigt Abschweifungen.

• Beim Eingehen auf die Tagesordnung hilft eine Richtung pro Abschnitt, die Zeit besser zu strukturieren. Verwenden Sie eine Präsentation, ein Dokument oder ein Whiteboard, um die Tagesordnung anzuzeigen.

• Die Dynamik und Regeln des Meetings klären.

• Bei virtuellen Meetings alle bitten, die Kamera einzuschalten. Sie würden nie mit verdecktem Gesicht zu einem Meeting gehen, warum also online? In den meisten Fällen geschieht es, um zu verbergen, dass man etwas anderes tut. Wenn Sie denken, dass Sie nicht bei dem Meeting sein sollten oder Zweifel haben, sprechen Sie mit dem Organisator.

• Die Reihenfolge der Redebeiträge und das Zuhören respektieren.

• Menschen ermutigen zu sprechen und Fragen zu stellen. In vielen Fällen werden Meetings unausgewogen und nur die dominanten Stimmen werden gehört. Anderen Stimmen Raum zu geben ist fundamental, um neue Sichtweisen zu ergänzen, zu entdecken und die Ergebnisse zu bereichern.

• Notizen machen, häufige Zusammenfassungen erstellen, z.B. bevor Sie zum nächsten Tagesordnungspunkt übergehen, können Sie die Schlussfolgerungen des aktuellen Punktes zusammenfassen. Sie können auch einen Teilnehmer bitten, zu erklären, was er oder sie verstanden hat - das kann eine gute Möglichkeit sein, zu überprüfen, ob alle die Botschaft erhalten haben.

• Das Meeting zusammenfassen, die vereinbarten Maßnahmen, ihre Termine und Verantwortlichen. Jede Maßnahme sollte einen Verantwortlichen haben, damit sie nicht ins Leere läuft, und ein geschätztes Datum. Die “muss gemacht werden” und “werden wir tun” ohne klaren Verantwortlichen werden nicht erledigt.

• Arbeit anerkennen und Teilnehmer beglückwünschen. In Meetings, die etwas angespannt sind, kann das Anerkennen von Fortschritten und Spannungen eine Möglichkeit sein, positiver abzuschließen.

Nach dem Meeting

• Die Meeting-Protokolle teilen (idealerweise am selben Tag) mit allen Teilnehmern und anderen interessierten Stakeholdern. Die Tagesordnung, die wichtigen Botschaften und die nächsten Schritte zusammenfassen. Zusätzlich zur Nutzung von E-Mail ist es sehr empfehlenswert, sie auf der Dokumentationsplattform zu registrieren, die wir verwenden. Es ist viel einfacher, alle Protokolle vergangener Meetings zu finden, wenn sie in einem gemeinsamen Ordner liegen, als eine Suche in den E-Mails durchzuführen.

  • Immer mehr Tools integrieren KI, die Meeting-Protokolle automatisch generiert. Das beschleunigt den Prozess, aber ich denke, wir sollten sie immer mit unseren Notizen abgleichen, um Auslassungen oder die typischen Halluzinationen generativer KI zu vermeiden.

• Die Maßnahmen nachverfolgen, sei es durch E-Mail-Threads, Projektmanagement-Tools oder andere Follow-up-Meetings.

• Individuell darüber reflektieren, wie das Meeting gelaufen ist, was gut funktioniert hat und was für das nächste Meeting geändert werden kann. Es ist der Weg zur kontinuierlichen Verbesserung.

Wie viele dieser Maßnahmen wenden Sie bereits in Ihrem Unternehmen an? Wenn die Antwort nicht fast alle oder alle lautet, dann haben Sie Verbesserungspotenzial.

Schlechte Meetings sind eine Verschwendung von Zeit, Geld und Motivation, aber das zu ändern ist nicht schwierig und der Impact kann sehr schnell sichtbar werden, einfach indem Richtlinien (oder Policies) definiert werden, wie man sie durchführt. Die 3 Phasen zu erkennen und die Maßnahmen, die wir in jeder Phase ergreifen müssen, wird verbessern, wie wir arbeiten und die Motivation unserer Teams. Warum warten?

Referenzen

Book Running Meetings (HBR 20-Minute Manager Series)

Ich arbeite derzeit daran, Unternehmen und Technologie-Teams zu helfen, ihr Potenzial besser zu nutzen. Ich helfe ihnen zu erkennen, wo ihre Ineffizienzen liegen und wie sie an konkreten Maßnahmen arbeiten können, um sich in ihrem Kontext zu verbessern, und das auf kontinuierlicher Basis. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie in Ihrem Unternehmen Verbesserungspotenzial haben, aber der Alltag Sie auffrisst, können wir miteinander sprechen, um gemeinsam Lösungen zu erkunden. Buchen Sie einen Anruf hier.