Comment mener des réunions efficaces

On parle souvent de savoir si les réunions valent la peine, et si elles devraient être complètement abolies parce qu’elles sont une perte de temps. Personnellement, je trouve cette vision quelque peu extrême, mais je comprends qu’elle répond au fait que dans de nombreux cas, la façon dont nous menons les réunions est effectivement une perte de temps et d’argent, et une source de frustration et de démotivation. Tout au long de ma carrière, j’ai travaillé avec pas mal d’entreprises, et dans toutes, j’ai participé à des réunions improductives, et cela semble être une constante quel que soit l’interlocuteur. Il est difficile de trouver quelqu’un qui, lorsque vous lui demandez comment se passent les réunions dans son entreprise, ne se plaint pas.

Cependant, il y a des moments où les réunions sont vraiment précieuses et peuvent faire la différence. Il y a des réunions qui perdurent dans le temps et servent de référence pour les réunions futures. Parmi mes préférées, il y a les réunions de brainstorming, et plus précisément celles où nous avons travaillé à définir le MVP pour un nouveau produit, ou où nous avons conçu une solution technique pour un problème complexe. Dans ces réunions, tous les participants étaient très impliqués et on pouvait sentir l’harmonie entre nous. Je me souviens en être sorti avec une motivation supplémentaire et une grande envie de travailler sur les actions convenues.

Je pense qu’aujourd’hui, la façon dont les réunions sont organisées relève plus de l’art que de la science, cependant, il existe une multitude d’outils et d’actions qui permettent des réunions efficaces, et le meilleur dans tout cela, c’est que ce n’est pas sorcier, mais beaucoup d’entre elles sont assez simples. La première chose est d’être conscient que les bonnes réunions ont 3 parties : la préparation, la réunion et l’après-réunion. Parfois, nous nous concentrons uniquement sur la réunion, mais sans une préparation adéquate, nous nous retrouvons perdus ou devons utiliser le temps pour préparer l’ordre du jour. D’autres fois, nous quittons la réunion et oublions ce que nous avons convenu ou nous n’en assurons pas le suivi correctement. Avec tout cela à l’esprit, voici quelques-unes des actions que je considère les plus pertinentes pour chacune des phases. Combien de ces actions appliquez-vous dans votre entreprise ?

Préparation

Définir l’objectif de la réunion et sa nécessité - est-ce un objectif clair et peut-il être traité sans réunion, par exemple par un fil de courriels ? Les réunions, par leur nature, sont les événements les plus coûteux de l’entreprise, même si nous ne voyons pas le coût, il est là.
Définir un ordre du jour réaliste, spécifique et pertinent, c’est le plan de la réunion et c’est fondamental. Le partager avec tous les participants quelques jours à l’avance pour qu’ils aient le temps de se préparer et d’y réfléchir.
Définir les participants. En répondant à deux questions : Toutes les personnes dont nous avons besoin sont-elles là, avons-nous besoin de toutes les personnes présentes ? Il n’y a rien de pire que d’être en réunion et de ne pas pouvoir décider quoi que ce soit parce que le responsable est absent.
Convenir de qui est le facilitateur de la réunion. La personne chargée de faire fonctionner la réunion et de créer l’espace pour que l’objectif soit atteint.
Trouver un créneau adapté, qui permette de couvrir tout l’ordre du jour, tienne compte de la fraîcheur mentale nécessaire et tente de minimiser l’impact sur la journée de travail des participants. Par exemple : pour les briefings, je préfère généralement les tenir l’après-midi, car ils nécessitent moins de fraîcheur mentale. Pour les réunions qui impliquent de la réflexion, le matin est généralement plus frais. Évitez de les tenir en milieu de matinée pour ne pas la fragmenter.
Fixer une durée de 50-55 minutes pour laisser le temps aux personnes qui ont une autre réunion d’être à l’heure.

Pendant la réunion

Être ponctuel pour commencer et finir. En plus des avantages évidents, savoir que vous allez finir à l’heure rend tout le monde plus conscient de l’utilisation du temps et décourage les dérapages.
En entrant dans l’ordre du jour, mettre une direction par section aide à mieux structurer le temps. Utiliser une présentation, un document ou un tableau blanc pour afficher l’ordre du jour.
Clarifier la dynamique et les règles de la réunion.
Pour les réunions virtuelles, demander à tout le monde d’activer la caméra. Vous n’iriez jamais à une réunion le visage couvert, alors pourquoi le faire en ligne ? Dans la plupart des cas, c’est pour cacher qu’on fait autre chose. Si vous pensez que vous ne devriez pas être à la réunion ou si vous avez des doutes, parlez à l’organisateur.
Respecter les tours de parole et l’écoute.
Encourager les gens à parler et à poser des questions. Dans de nombreux cas, les réunions deviennent déséquilibrées et seules les voix dominantes se font entendre. Donner de l’espace à d’autres voix est fondamental pour compléter et découvrir de nouveaux points de vue et enrichir les résultats.
Prendre des notes, faire des récapitulatifs fréquents, par exemple avant de passer au point suivant de l’ordre du jour, vous pouvez résumer les conclusions du point actuel. Vous pouvez aussi demander à un participant d’expliquer ce qu’il a compris - cela peut être un bon moyen de vérifier que tout le monde a bien reçu le message.
Résumer la réunion, les actions convenues, leurs dates et responsables. Chaque action doit avoir un responsable pour qu’elle ne tombe pas dans l’oubli et une date estimée. Les “il faut faire” et “on fera” sans responsable clair ne se font pas.
Reconnaître le travail et féliciter les participants. Dans les réunions un peu tendues, reconnaître les progrès et les tensions peut être un moyen de conclure sur une meilleure note.

Après la réunion

Partager les comptes rendus de la réunion (idéalement le jour même) avec tous les participants et les autres parties prenantes intéressées. Résumer l’ordre du jour, les messages importants et les prochaines actions. En plus d’utiliser le courrier électronique, il est très recommandé de les enregistrer dans la plateforme de documentation que nous utilisons. Il est beaucoup plus simple de retrouver tous les comptes rendus de réunions passées s’ils sont dans un même dossier, plutôt qu’en faisant une recherche dans les courriels.
- De plus en plus d’outils intègrent de l’IA qui génère automatiquement les comptes rendus de réunion. Cela accélère le processus, mais je pense que nous devrions toujours les vérifier par rapport à nos notes, pour éviter les omissions ou les hallucinations typiques de l’IA générative.
Suivre les actions, que ce soit par des fils de courriels, des outils de gestion de projet ou d’autres réunions de suivi.
Réfléchir individuellement à la façon dont la réunion s’est déroulée, ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être changé pour la prochaine réunion. C’est le moyen d’instaurer une amélioration continue.

Combien de ces actions appliquez-vous déjà dans votre entreprise ? Si la réponse n’est pas presque toutes ou toutes, alors vous avez une marge d’amélioration.

Les mauvaises réunions sont une perte de temps, d’argent et de motivation, mais changer cela n’est pas difficile et l’impact peut se voir très rapidement, simplement en définissant des lignes directrices (ou des politiques) sur la façon de les mener. Reconnaître ses 3 phases, et les actions que nous devons entreprendre dans chaque phase, améliorera notre façon de travailler et la motivation de nos équipes. Pourquoi attendre ?

Références

Book Running Meetings (HBR 20-Minute Manager Series)

Je travaille actuellement pour aider les entreprises et les équipes technologiques à mieux exploiter leur potentiel. Je les aide à prendre conscience de où se trouvent leurs inefficacités et comment elles peuvent travailler sur des actions concrètes pour s’améliorer dans leur contexte, et ce de manière continue. Si vous sentez que vous avez une marge d’amélioration dans votre entreprise, mais que le quotidien vous dévore, nous pouvons en parler pour explorer des solutions ensemble. Réservez un appel ici.